SIGEPlus ERP - Factura electrónica SIGEPlus ERP - Factura electrónica

ERP Facturación electrónica y Facturae

A partir del 15 de enero de 2015, todas las facturas dirigidas a las Administraciones Públicas deberán ser electrónicas, formato Facturae 3.2. Por lo tanto, para cumplir con la ley, los sistemas de facturación de las empresas proveedoras de la Administración deberán generar este tipo de facturas y facilitar su entrega en los mencionados puntos de entrada de facturas.

SIGEPlus ERP facilita a sus usuarios la generación de facturas electrónicas, mediante un solo clic, el usuario puede generar desde cualquier factura existente en su base de datos su correspondiente factura electrónica, en formato facturae, cumpliendo con todos los requisitos exigidos por las AA.PP. SIGEPlus ERP se encarga de forma transparente de auto archivar la factura electrónica generada, para ser enviada al portal Web de la correspondiente Administración Pública y/o ser enviada por correo electrónico al destinatario seleccionado.

Factura electrónica

La factura electrónica es un documento tributario generado por medios informáticos en formato electrónico que documenta operaciones empresariales o profesionales y reemplaza al documento físico tradicional en papel conservando su mismo valor legal, siempre que cumpla ciertas condiciones de emisión, remisión y conservación.

Hasta ahora, la normativa actual obligaba a utilizar las facturas de papel como medio de respaldo de las operaciones comerciales entre contribuyentes. Afortunadamente, esta situación comienza a cambiar gracias la promulgación de las Directivas Europeas 2001/115/CE y 2006/112/CE de facturación en relación con el IVA, que permiten que la factura, así como otros actos y contratos firmados electrónicamente, sean legalmente válidos y tengan el mismo efecto que los celebrados por escrito, con la ventaja adicional de la reducción del coste de transacción y la garantía de mayor eficiencia y productividad.

Tipos de facturas electrónicas

Conviene distinguir dos tipos fundamentales de factura electrónica: la factura electrónica con formato estructurado y la factura electrónica con formato no estructurado.

Facturas con formato estructurado

Las facturas en formato estructurado contienen datos y pueden ser generadas automáticamente por los sistemas informáticos de facturación del emisor y ser tramitadas de forma igualmente automatizada por los sistemas informáticos de pago y contabilidad del receptor. Ejemplos de formatos estructurados son los que utilizan el lenguaje XML (como UBL o Facturae), EDIFACT, etc.

Facturas con formato no estructurado

Las facturas en formato no estructurado consisten esencialmente en una imagen, lo que implica que su procesamiento para poder ser introducidas en los sistemas informáticos del receptor requiere una intervención manual o un proceso costoso que no suele estar completamente automatizado, como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Entre estas tenemos las facturas en papel escaneadas y los ficheros PDF.

Una vez comentados los tipos de facturas electrónicas existentes en cuanto a la estructura de su contenido, vamos a exponer dos pequeñas aclaraciones.

Administraciones Públicas - Facturae

A partir del 01 de Enero de 2015 las facturas dirigidas a las Administraciones Públicas deberán ser electrónicas. Si usted es proveedor de bienes o servicios a las Administraciones Públicas tiene la obligación de expedir facturas electrónicas en las relaciones contractuales con las Administraciones Públicas.

Esta obligación afectará a los tres niveles de la Administración del Estado:

Y también a otros organismos autónomos, universidades públicas, entidades de derecho público, órganos constitucionales, mutuas de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales de la Seguridad Social.

Las facturas electrónicas destinadas a las Administraciones Públicas han de cumplir tres requisitos específicos:

Si bien es cierto, que tanto el Gobierno, como otros organismos de carácter público, han desarrollado aplicaciones gratuitas para generar facturas electrónicas con el fin de facilitar su uso, también es cierto que son aplicaciones aisladas, no integradas con las aplicaciones de gestión y facturación que utilizan las empresas. Esto significa que es necesario transcribir a dichas aplicaciones los datos de las facturas que se desean enviar a las Administraciones Públicas, lo cual requiere un trabajo adicional que hasta el momento no era necesario.

ERP - facturae

Más información en el portal facturae www.facturae.es del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, desde donde puede descargar una aplicación gratuita para generar facturas electrónicas que cumplen con los requisitos exigidos por las AA.PP.

Ventajas de la factura electrónica

La factura electrónica proporciona una serie de ventajas respecto al uso de la factura en papel.

Destacar, que los beneficios económicos derivados de la automatización del proceso de la factura superan a los ahorros en impresión y envío postal. Por eso, el máximo beneficio potencial se realiza mediante el empleo de facturas electrónicas con formato estructurado en el ámbito empresarial.

Para materializar estos beneficios las empresas, en especial la Pequeña Y Mediana Empresa (PYME), ha de adoptar su uso de forma generalizada con el fin de favorecer la interoperabilidad de los distintos sistemas de facturación electrónica en las transacciones comerciales. Este cambio no es una tarea fácil, puesto que las empresas han de soportar los costes que acarrea su implantación, y los departamentos de administración de las empresas tienen que familiarizarse con el uso de la factura electrónica, certificados y firmas electrónicas.


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